Политика конфиденциальности TolpaVoice

Редакция от 4 сентября 2026 г. · Приложение TolpaVoice (iOS, Android, веб-версия) и сервис scout-service.tech

TolpaVoice — приложение для футбольных скаутов: наблюдения наговариваются голосом во время матча, сервис расшифровывает запись и формирует из неё отчёт по игроку или тренеру. Эта политика объясняет, какие данные при этом обрабатываются, на каком основании, как они защищены и как их удалить.

1.Кто обрабатывает данные

Оператором (контролёром) персональных данных пользователей приложения выступает владелец сервиса TolpaVoice, домен scout-service.tech. Контакт по любым вопросам о данных: teilnickf89@gmail.com.

2.Две категории людей, чьи данные попадают в сервис

Это разделение важно, потому что от него зависят и основания обработки, и то, к кому обращаться за удалением данных.

• Пользователи — скауты, спортивные директора и администраторы, которые заводят учётную запись и работают в приложении. В отношении их данных мы действуем как оператор и отвечаем за обработку сами.
• Наблюдаемые лица — футболисты, тренеры и другие субъекты скаутинга, о которых пользователь ведёт карточки и записи. Эти данные вносит пользователь (или его клуб/агентство); мы обрабатываем их по поручению пользователя, как исполнитель. Правовое основание для наблюдения, сбора и хранения такой информации обеспечивает пользователь.

3.Какие данные мы обрабатываем

3.1. Данные учётной записи и доступа

• адрес электронной почты, отметка о его подтверждении;
• хеш пароля (сам пароль не хранится и не может быть восстановлен);
• отображаемое имя, язык интерфейса, роль (скаут / спортивный директор / администратор);
• принадлежность к скаутской группе и статус в ней;
• данные сессий: хеш refresh-токена, идентификатор устройства, User-Agent, срок действия и отметка об отзыве.

3.2. Записи и наблюдения

• Аудио. Голосовые комментарии, записанные во время матча, и голосовые заметки к закладкам. Хранятся в объектном хранилище; в базе — служебные метаданные: длительность, размер, тип файла, контрольная сумма, время начала фрагмента.
• Транскрипты. Текст расшифровки с таймингами и оценкой уверенности распознавания, а также технический ответ сервиса распознавания речи.
• Закладки. Минута матча, текстовая заметка, тег, голосовая заметка.
• Контекст матча. Соперник и названия команд, дата и время начала, тип матча, погода, тип и состояние поля, схемы и расстановка составов, фокус наблюдения, язык, статус и длительность записи.

3.3. Карточки наблюдаемых лиц

Заполняются пользователем и могут содержать: имя и фамилию, дату рождения, гражданство, рост и вес, амплуа и рабочую ногу, клуб, лигу, сборную, ссылку и идентификатор Transfermarkt, фотографию и эмблему клуба, рыночную стоимость, срок контракта и дату перехода, имя агента, а для тренеров — лицензию, тип, архетип и стаж. Дополнительно хранятся рабочие пометки скаута: категория и потенциал, статус (шортлист / лонглист / наблюдение / отказ), оценки по направлениям, «красные флаги», следующий шаг и его дата.

3.4. Отчёты

• сгенерированные отчёты (матчевые, профильные, по тренеру, сводные) и их переводы;
• файлы отчётов в форматах PDF, DOCX, HTML, Markdown;
• служебные сведения о генерации: название модели, версия промпта, число токенов, время обработки;
• рецензии на качество отчёта: оценки, теги ошибок, комментарий и имя рецензента.

3.5. Технические журналы

Для диагностики и защиты сервиса мы пишем краткий журнал запросов: идентификатор пользователя, метод и путь запроса, код ответа, время обработки, IP-адрес, User-Agent и текст ошибки, если она возникла. Тела запросов в журнал не попадают. Записи журнала автоматически удаляются через 14 дней.

3.6. Данные на вашем устройстве

Приложение хранит локально: токены доступа (в защищённом хранилище системы — Keychain на iOS, Keystore на Android), незагруженные аудиофрагменты, черновики матчей и настройки интерфейса. Кнопка «Выйти и удалить» в настройках стирает эти локальные данные вместе с аудиофайлами.

3.7. Чего мы не собираем

• платёжные реквизиты и данные банковских карт;
• геолокацию, список контактов, фотогалерею, календарь;
• рекламные идентификаторы; в приложении нет рекламы, трекеров и сторонней аналитики;
• специальные категории данных (здоровье, религия, политические взгляды и т. п.) — их не следует вносить и в карточки.

4.Микрофон

Доступ к микрофону запрашивается один раз и используется только когда вы сами начали запись матча или голосовую заметку, и до момента, когда вы её остановили. Во время активной записи она может продолжаться при свёрнутом приложении (фоновый режим аудио на iOS, foreground-сервис с уведомлением на Android) — это нужно, чтобы наблюдение не прерывалось. Приложение не включает микрофон само по себе и не ведёт запись между сессиями.

5.Зачем мы обрабатываем данные и на каком основании

Для пользователей из ЕЭЗ и Великобритании основания приведены по ст. 6(1) GDPR: (b) исполнение договора, (f) законный интерес, (a) согласие. Для пользователей из России обработка ведётся в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных».

6.Облачная обработка речи и отчётов

Когда вы запрашиваете расшифровку или создание отчёта, мы используем защищённые облачные сервисы, которые обрабатывают данные только для выполнения этой функции:

• Deepgram распознаёт речь. Ему передаётся запись или голосовая заметка, выбранный язык, тип аудиофайла и ограниченный контекст для более точной расшифровки — например, имена игроков и клубов или футбольные термины. Аудио передаётся по защищённому соединению; в отдельных технических сценариях сервис получает временную ссылку на конкретный аудиофайл.
• Anthropic Claude превращает расшифровку в структурированный скаутский отчёт, помогает исправить очевидные ошибки распознавания, перевести отчёт или применить запрошенные пользователем правки. Claude получает текст расшифровки, текстовые заметки и только необходимый контекст матча и карточек (например, имя, номер и позицию игрока, команды, условия матча и выбранный язык отчёта). Исходные аудиозаписи в Claude не передаются.

Мы не передаём этим сервисам пароль, токены доступа, платёжные данные, контакты, точную геолокацию, рекламные идентификаторы или идентификатор устройства. В запросе может использоваться только внутренний технический идентификатор записи, необходимый для обработки. Если пользователь сам произносит или вносит личные сведения в запись, заметку или карточку, они могут оказаться в соответствующей расшифровке или отчёте.

Перед первой передачей таких данных приложение отдельно показывает эти сведения и запрашивает явное согласие; без согласия запись остаётся на устройстве и не синхронизируется для расшифровки или отчёта.

Deepgram и Anthropic действуют как обработчики по нашему поручению и получают минимум данных для конкретной операции. Мы не используем эту передачу для рекламы или отслеживания и не продаём данные. В используемых нами API-режимах данные не предоставляются поставщикам для обучения их моделей или для собственных целей. Наши серверы расположены в Европе; часть обработки может выполняться за пределами ЕЭЗ. Для таких передач применяются условия обработки данных поставщиков и применимые механизмы международной передачи данных. Мы требуем от поставщиков договорных и технических мер защиты, сопоставимых с описанными в этой Политике.

Данные также могут быть раскрыты по обязательному требованию закона или уполномоченного государственного органа, а также при передаче бизнеса новому владельцу — в этом случае мы уведомим пользователей заранее.

7.Ваши права

• Доступ и копия данных. Отчёты выгружаются из приложения в PDF и DOCX; полную выгрузку по аккаунту мы предоставим по запросу на почту.
• Исправление. Профиль, карточки, закладки и контекст матча редактируются прямо в приложении.
• Удаление. Аудио трека, матч, карточку и отчёт можно удалить в приложении. Учётную запись целиком — там же: «Настройки» → «Аккаунт» → «Удалить аккаунт» (с подтверждением пароля). Аккаунт, записи и отчёты помечаются удалёнными сразу, файлы из хранилища вычищаются в течение 30 дней. Если войти не получается, напишите на teilnickf89@gmail.com — исполним в тот же срок.
• Ограничение и возражение против обработки, основанной на законном интересе.
• Отзыв согласия — например, отключением доступа к микрофону в настройках системы; отзыв не влияет на законность обработки до его отзыва.
• Жалоба в надзорный орган по месту жительства (для России — Роскомнадзор).

Мы отвечаем на обращения в срок до 30 дней. Для защиты данных мы можем попросить подтвердить, что запрос исходит от владельца аккаунта.

8.Безопасность

• весь трафик между приложением и сервером идёт по HTTPS/TLS;
• пароли хранятся только в виде хеша (bcrypt), refresh-токены — в виде хеша и могут быть отозваны;
• доступ к аудио и файлам отчётов выдаётся по временным подписанным ссылкам с ограниченным сроком действия;
• данные разделены по скаутским группам: пользователь видит записи своей группы согласно своей роли;
• служебный доступ администраторов ограничен и фиксируется в журнале запросов.

Ни одна система не защищена абсолютно, но при инциденте, создающем риск для прав пользователей, мы уведомим затронутых пользователей и надзорный орган в установленные сроки.

9.Автоматическая обработка и ИИ

Отчёт формируется языковой моделью из вашей же расшифровки. Это вспомогательный документ: он не принимает решений о людях сам по себе — оценки и вердикт проверяет и публикует скаут. Отчёт может содержать ошибки распознавания или интерпретации, поэтому перед публикацией предусмотрена проверка человеком.

10.Дети и несовершеннолетние

Сервис предназначен для профессиональной работы; учётную запись может завести только совершеннолетний. При этом объектом наблюдения в футболе часто бывают игроки академий, в том числе несовершеннолетние.

11.Изменения политики

Мы можем обновлять эту политику. Актуальная редакция всегда доступна по этому адресу, дата редакции указана вверху. О существенных изменениях мы сообщим в приложении или письмом на адрес учётной записи не менее чем за 14 дней до вступления их в силу.

TolpaVoice Privacy Policy

Version of 4 September 2026 · TolpaVoice app (iOS, Android, web) and the scout-service.tech service

TolpaVoice is an app for football scouts: you dictate your observations during a match, and the service transcribes the recording and turns it into a report on a player or a coach. This policy explains what data is processed along the way, on what basis, how it is protected and how to delete it.

1.Who processes your data

The controller of app users' personal data is the owner of the TolpaVoice service, domain scout-service.tech. For any data-related question, contact teilnickf89@gmail.com.

2.Two categories of people whose data enters the service

• Users — scouts, sporting directors and administrators who create an account and work in the app. For their data we act as the controller.
• Observed individuals — players, coaches and other subjects of scouting the user keeps records on. This data is entered by the user (or their club/agency); we process it on the user's instructions, as a processor. The legal basis for observing and storing such information is the user's responsibility.

3.What data we process

3.1. Account and access data

• email address and whether it has been verified;
• password hash (the password itself is never stored and cannot be recovered);
• display name, interface language, role (scout / sporting director / administrator);
• scouting group membership and status;
• session data: refresh-token hash, device identifier, User-Agent, expiry and revocation timestamps.

3.2. Recordings and observations

• Audio. Voice commentary recorded during a match and voice notes attached to bookmarks. Stored in object storage; the database keeps technical metadata only: duration, size, content type, checksum, offset.
• Transcripts. Recognised text with word timings and confidence values, plus the speech-to-text provider's technical response.
• Bookmarks. Match minute, text note, tag, voice note.
• Match context. Opponent and team labels, kickoff date and time, match type, weather, pitch type and condition, formations and line-ups, observation focus, language, recording status and duration.

3.3. Cards of observed individuals

Filled in by the user and may contain: name, date of birth, nationality, height and weight, position and preferred foot, club, league, national team, Transfermarkt link and id, photo and club crest, market value, contract expiry and joining date, agent name and, for coaches, licence, type, archetype and years of experience. The card also holds the scout's working notes: category and potential, status (shortlist / longlist / watch / reject), ratings per domain, red flags, next step and its date.

3.4. Reports

• generated reports (match, player profile, coach, consolidated) and their translations;
• report files in PDF, DOCX, HTML and Markdown;
• technical generation details: model name, prompt version, token counts, processing time;
• quality reviews: scores, error tags, comment and reviewer name.

3.5. Technical logs

For diagnostics and abuse protection we keep a short request log: user id, request method and path, response code, processing time, IP address, User-Agent and the error message if one occurred. Request bodies are never logged. Log entries are deleted automatically after 14 days.

3.6. Data on your device

The app stores locally: access tokens (in the system secure storage — Keychain on iOS, Keystore on Android), audio chunks not yet uploaded, match drafts and interface settings. The "Sign out and delete" option in settings wipes this local data together with the audio files.

3.7. What we do not collect

• payment details or bank card data;
• location, contacts, photo library, calendar;
• advertising identifiers — the app carries no ads, trackers or third-party analytics;
• special categories of data (health, religion, political views and the like) — they should not be entered into cards either.

4.Microphone

Microphone access is requested once and is used only while you have started a match recording or a voice note, and until you stop it. An active recording may continue while the app is in the background (background audio mode on iOS, a foreground service with a notification on Android) so that your observation is not interrupted. The app never enables the microphone on its own and does not record between sessions.

5.Purposes and legal bases

For users in the EEA and the UK the bases above map to Art. 6(1) GDPR: (b) contract, (f) legitimate interests, (a) consent. For users in Russia processing is carried out under Federal Law No. 152-FZ on Personal Data.

6.Cloud processing of voice and reports

When you ask us to transcribe a recording or create a report, we use secure cloud services that process data only to provide that feature:

• Deepgram performs speech-to-text. It receives the recording or voice note, selected language, audio-file type and limited context to improve transcription accuracy, such as player and club names or football terms. Audio is sent over a secure connection; in some technical flows the service receives a temporary link to the specific audio file.
• Anthropic Claude turns the transcript into a structured scouting report, can correct obvious transcription errors, translate a report or apply user-requested edits. Claude receives the transcript, text notes and only the necessary match and player-card context (for example, player name, number and position, teams, match conditions and the requested report language). Raw audio recordings are not sent to Claude.

We do not send these services passwords, access tokens, payment information, contacts, precise location, advertising identifiers or device identifiers. A request may contain only an internal technical record identifier needed to process it. If a user includes personal information in a recording, note or card, that information may appear in the relevant transcript or report.

Before the first such transfer, the app presents this information and asks for explicit consent; without consent, the recording remains on the device and is not synced for transcription or reporting.

Deepgram and Anthropic act as processors on our behalf and receive the minimum data needed for the specific operation. We do not use this sharing for advertising or tracking, and we do not sell data. In the API modes we use, data is not made available to the providers to train their models or for their own purposes. Our servers are located in Europe; part of the processing may take place outside the EEA. Such transfers are subject to the providers' data-processing terms and applicable international-transfer safeguards. We require contractual and technical safeguards from these providers that are comparable to those described in this Policy.

Data may also be disclosed where required by law or a competent authority, and in the event of a business transfer, in which case we will notify users in advance.

7.Your rights

• Access and a copy of your data. Reports export from the app as PDF and DOCX; a full account export is available on request by email.
• Rectification. Profile, cards, bookmarks and match context are editable in the app.
• Erasure. Track audio, matches, cards and reports can be deleted in the app. The whole account can be deleted there too: Settings → Account → Delete account (password confirmation required). The account, recordings and reports are marked deleted immediately; stored files are purged within 30 days. If you cannot sign in, write to teilnickf89@gmail.com — same deadline applies.
• Restriction and objection to processing based on legitimate interests.
• Withdrawal of consent — for example by revoking microphone access in system settings; withdrawal does not affect the lawfulness of processing before it.
• Complaint to a supervisory authority in your country of residence.

We respond to requests within 30 days. To protect your data we may ask you to confirm that the request comes from the account owner.

8.Security

• all traffic between the app and the server runs over HTTPS/TLS;
• passwords are stored as bcrypt hashes; refresh tokens are stored hashed and can be revoked;
• access to audio and report files is granted through short-lived signed links;
• data is partitioned by scouting group: a user sees their group's records according to their role;
• administrative access is limited and recorded in the request log.

No system is perfectly secure, but in the event of an incident that puts users' rights at risk we will notify the affected users and the supervisory authority within the required timeframes.

9.Automated processing and AI

Reports are produced by a language model from your own transcript. The report is a supporting document: it makes no decisions about people on its own — the scout reviews the ratings and the verdict before publishing. Reports may contain recognition or interpretation errors, which is why human validation is part of the workflow.

10.Children and minors

The service is intended for professional use and accounts may only be created by adults. At the same time, football scouting often concerns academy players, including minors.

11.Changes to this policy

We may update this policy. The current version is always available at this address, with the version date shown at the top. We will announce material changes in the app or by email to the account address at least 14 days before they take effect.